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北京市人民防空工程建设审批档案管理办法

北京市民防局 北京市档案局关于印发《北京市人民防空工程建设审批档案管理办法》的通知

  北京市民防局 北京市档案局关于印发《北京市人民防空工程建设审批档案管理办法》的通知

京民防发〔2015〕1号

  各有关单位:

  现将《北京市人民防空工程建设审批档案管理办法》印发你们,请在工作中严格遵照执行。

  北京市民防局 北京市档案局

2015年1月12日

北京市人民防空工程建设审批档案管理办法

第一章 总则

  第一条 为规范人民防空工程(以下简称人防工程)建设审批档案的管理工作,充分发挥人防工程建设审批档案在人防工程建设管理中的重要作用,建立健全全市民防系统人防工程建设审批档案管理体系,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法,《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》,中华人民共和国住房和城乡建设部《城建档案业务管理规范》,中华人民共和国建设部、国家质量监督检验检疫总局《建设工程文件归档整理规范》和人防工程建设管理的有关规定,结合本市实际,制定本办法。

  第二条 本办法适用本市行政区域内人防工程建设审批档案的形成、收集、整理、保管和提供利用工作。

  第三条 本办法所称人防工程建设审批档案,是指在固定资产投资项目结合修建人防工程建设审批过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、图纸、声像、电子文件、实物等各种形式和载体的历史记录。

  第四条 市民防局负责本市人防工程建设审批档案的监督和管理工作。各区(县)民防局负责所辖区域审批权限范围内人防工程建设审批档案的监督和管理工作。

  市和区(县)人防工程建设审批档案工作接受同级档案行政管理部门的监督和指导。

  第五条 市人防工程技术服务中心负责全市人防工程建设审批档案的收集、整理、保管、数字化加工和提供利用工作。

  各区(县)民防局人防工程建设审批档案的管理部门,负责所辖区域审批权限范围内人防工程建设审批档案的收集、整理、保管和移交工作。

第二章 文件材料的收集与归档

  第六条 本市民防系统各级人防建设管理业务部门(单位)负责本部门(单位)产生的人防工程建设审批归档文件材料收集工作。

  本市民防系统各级人防建设管理业务部门(单位)应当将归档文件材料的形成、积累,纳入人防工程建设管理的各个业务工作环节,纳入有关人员的职责范围。

  第七条 人防工程建设审批文件材料的归档范围主要包括下列内容:

  (一)建设项目修建人防工程标准审查档案;

  (二)人防工程初步设计技术审查档案;

  (三)人防工程施工图技术审查档案;

  (四)人防工程施工图备案档案;

  (五)人防工程监督登记档案;

  (六)人防工程竣工验收备案档案。

  归档范围详见附件1。

  第八条 归档文件材料应当齐全完整,字迹清晰,图表整洁,格式标准统一,签字手续完备。

  第九条 归档的文字材料幅面尺寸规格以A4幅面(297mm×210mm)为宜。

  第十条 不同幅面的工程图纸应当按照《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3-2009)的规定折叠成A4幅面,图标栏露在外面。图纸字迹必须清晰,图幅必须完整。

  第十一条 归档文件材料必须进行分类、排列,并组成符合要求的案卷(册、盒)。

  第十二条 各类归档文件材料组成案卷后,统一由市人防工程技术服务中心集中管理。

  第十三条 人防工程建设审批档案的保管期限为永久。

第三章 档案的整理

  第十四条 人防工程建设审批档案的整理工作包括分类、组卷、案卷排列三个方面的内容。

  第十五条 人防工程建设审批档案应当采用“工程项目—类别—文件”的分类方法进行整理(类别代号详见附件2)。

  第十六条 人防工程建设审批档案整理的工作程序

(一)排列卷内文件材料

  各类别的卷内文件材料按照人防工程建设审批档案归档范围及排列顺序(详见附件1)排列,依次组成案卷。

(二)标注卷内文件材料页号

  1.每个案卷统一采用阿拉伯数字,从1开始用铅笔依次逐页标注在右下角,反面标注在左下角。图纸折叠后,统一标注在图纸的正面右下角;

  2.无内容的页面不得标注页号。

(三)填写案卷卷皮(卷皮式样详见附图1)

  立卷人应当将案卷卷皮上的工程项目名称、建筑栋号、防护单元编号、案卷题名、编制日期、保管期限、密级、微缩号、类别代号、形成年度、发文号、卷号等逐一填写清楚。

(四)编制卷内文件目录(目录式样详见附图2)

  1.依据卷内文件材料的排列顺序编制卷内文件目录;

  2.卷内文件目录设置序号、文件题名、文号、编制单位、编制日期、页次、备注等项目;

  3.在卷内文件目录中按照排列先后用阿拉伯数字从1开始依次标注序号;

  4.在卷内文件目录中填写每件文件材料在本案卷的起始页次。最后一份文件填写起止页号。

(五)填写卷内备考表(备考表式样详见附图3)

  1.在“本卷情况说明”一栏中应当主要标明卷内各类文件材料的总页数,填写立卷时文件材料的完整程度和质量情况;

  2.立卷人、检查人必须签名确认。

(六)数字化加工

  1.数字化加工按照扫描文件、后期数据处理、数据质检、数据验收的程序进行;

  2.扫描图像文件顺序应当与归档文件材料的排列顺序一致,必须齐全完整、一一对应;

  3.A3及以下幅面的档案扫描采用彩色模式,A3以上幅面的档案(工程图纸)扫描采用灰度模式;

  4.扫描分辨率参数应当大于200dpi,扫描后的图像文件页面应当清晰、端正,不影响图像的利用。

(七)装订

  1.案卷装订采用“三孔一线”法,用棉白线于左侧装订。装订必须整齐、牢固,便于保管和利用。装订后不得反页、倒页、压字、掉页;

  2.图纸装订时,视情在装订一侧加垫厚纸板衬平;

  3.案卷装订的排列顺序为:案卷卷皮、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表。

(八)编制案卷目录(目录式样详见附图4)

  1.归档文件材料应当依据人防工程建设审批流程编制案卷目录;

  2.案卷目录设置案卷号、建设单位、建设地址、工程项目名称、建筑栋号、防护单元编号、类别代号、审批文件编号、编制单位、编制日期、卷数、备注等项目。

(九)装盒

  1.将装订好的案卷按卷号顺序装入档案盒,并填写档案盒盒面、盒脊的项目(盒面、盒脊式样详见附图5、6);

  2.档案盒规格及监制。档案盒外形尺寸为312mm×223mm(长×宽),盒脊厚度为50mm。档案盒采用无酸纸制作,封底下部印有“北京市民防局监制”字样。

第四章 档案的接收和移交

  第十七条 本市民防系统各级人防建设管理业务部门(单位)产生的人防工程建设审批档案,应当在业务工作完成后10个工作日之内,向市人防工程技术服务中心移交。

  各区(县)民防局形成的人防工程竣工验收备案档案,应当在工程竣工备案后1年内,向市人防工程技术服务中心移交。

  第十八条 交接双方应当严格履行交接手续,核对交接清单,填写《人防工程建设审批档案交接表》(详见附件3),双方在交接表上签名盖章。

  第十九条 人防工程建设审批档案交接表一式两份,一份由移交单位保存,一份由接收单位保存。

第五章 档案的保管

  第二十条 档案库房应当配备防火、防盗、防高温、防潮、防霉、防尘、防光、防有害气体、防有害生物的设施设备;配置满足需要的档案装具。

  第二十一条 档案库房应当有专人负责管理,严格执行档案安全保管制度,经常检查和记录档案保管状况,确保档案安全。

  第二十二条 各级档案管理部门应当定期对人防工程建设审批档案的管理情况进行统计调查、整理分析,为领导和业务部门提供统计数据和分析资料。

  第二十三条 市人防工程技术服务中心应当定期填报《人防工程建设审批档案统计表》(详见附件4)。统计表的内容主要包括档案形成年度、各类别档案数量等。

第六章 档案的利用

  第二十四条 民防系统内部工作人员利用人防工程建设审批档案时,应当优先使用《人防工程建设审批系统》查询电子档案。除特殊情况外,不再提供纸质档案借阅。

  第二十五条 本市民防系统内部工作人员因工作需要将档案实体借出时,借阅人应当填写《人防工程建设审批档案借阅登记表》(详见附件5)方可借出。借阅人在使用过程中应当保证档案的安全。

  第二十六条 人防工程建设审批档案实体的借出时间一般不得超过5个工作日,使用后应当及时归还,如需继续使用应当办理续借手续。

  第二十七条 社会公众查阅人防工程建设审批档案时,应当按照人防工程建设审批档案的利用规定,办理利用审批手续后,方可查阅。

  第二十八条 市人防工程技术服务中心应当定期填报《人防工程建设审批档案利用情况统计表》。统计表的内容包括查询数量、查询分类等(详见附件6)。

第七章 奖励与处罚

  第二十九条 市、各区(县)民防局对在人防工程建设审批档案工作中做出显著成绩的单位和个人,应当给予表彰和奖励。

  第三十条 根据监察部、人社部、国家档案局颁布的《档案管理违法违纪行为处理规定》,有下列行为之一的,由市、各区(县)民防局对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任:

  (一)无故延期或者不按照规定归档、报送的;

  (二)涂改、伪造档案的;

  (三)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的。

第八章 附录

  第三十一条 人防工程建设审批的电子档案管理,按照《建设电子文件与电子档案管理规范》的要求执行。

  第三十二条 原形成的人防工程建设审批档案的管理参照本《办法》执行。

  建设项目人民防空工程建设标准审查初步设计档案、建设项目人民防空工程建设标准审查易地建设档案、人防工程备忘录档案、人防工程竣工认可档案卷内文件材料归档范围及排列顺序详见附件7,类别代号详见附件8。

  第三十三条 本办法自公布之日起施行。2008年1月23日由北京市民防局发布的《固定资产投资项目人民防空工程档案编制与组卷办法(试行)》(京民防发[2008]11号)同时废止。

  附件1:人防工程建设审批档案归档范围及排列顺序

  附件2:人防工程建设审批档案类别代号表

  附件3:人防工程建设审批档案交接表

  附件4:人防工程建设审批档案统计表

  附件5:人防工程建设审批档案借阅登记表

  附件6:人防工程建设审批档案利用情况统计表

  附件7:原形成的四类档案归档范围及排列顺序

  附件8:原形成的四类档案类别代号表

  附图1:案卷卷皮式样

  附图2:卷内文件目录式样

  附图3:卷内备考表式样

  附图4:案卷目录式样

  附图5:档案盒盒面式样

  附图6:档案盒盒脊式样

下载附件

(1)附件1:人防工程建设审批档案归档范围及排列顺序.docx

(2)附件2:人防工程建设审批档案类别代号表.docx

(3)附件3:人防工程建设审批档案交接表.docx

(4)附件4:人防工程建设审批档案统计表.docx

(5)附件5:人防工程建设审批档案借阅登记表.docx

(6)附件6:人防工程建设审批档案利用情况统计表.docx

(7)附件7:原形成的四类档案归档范围及排列顺序.docx

(8)附件8:原形成的四类档案类别代号表.docx

(9)附图1:案卷卷皮式样.docx

(10)附图2:卷内文件目录式样.docx

(11)附图3:卷内备考表式样.docx

(12)附图4:案卷目录式样.docx

(13)附图5:档案盒盒面式样.docx

(14)附图6:档案盒盒脊式样.docx


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